Leben in Kanada und Kaffee verkaufen in Deutschland. Heute: WIE es funktioniert.

Vorgestern habe ich in der Kategorie “Leben in Kanada” über die dezentrale Struktur unseres Kaffee-Versands und der Verteilung der einzelnen Tätigkeiten auf die Länder Deutschland, Kanada und Spanien berichtet. Auch wenn ich von Ottawa aus die Fäden in Händen halte und die Geschäfte führe (was für die Besteuerung noch von Wichtigkeit sein wird), eine Zentrale im engeren Sinne gibt es nicht – nur einzelne „Zellen“, die mehr oder weniger intensiv untereinander kommunizieren. In keiner dieser „Zellen“ arbeitet mehr als eine Person. Warum dies alles funktioniert, darüber berichte ich beim nächsten Mal, wie es funktioniert, wie also die Abläufe geregelt sind, darüber berichte ich heute.


Zur Erinnerung noch ein Mal die regionale Aufgliederung und Tätigkeitsverteilung von Maskal – fine coffee company:

Bochingen, Ba-Wü.: Lager, Versand, Büro 1 (Andrea)
Mainaschaff, Hessen: Rösterei (Rainer)
Koblenz, Rheinland-Pfalz: Messen (Medhane)
Baden-Baden, Ba-Wü.: Layout (Roland)
Halle, Sachsen-Anhalt: Programmierung (Andreas)
Mijas, Málaga/Spanien: Website (Ute)
Ottawa, Ontario/ Kanada: Büro 2 (Hans)

Der Rohkaffee
Alles was den Rohkaffee anbelangt ist meine Sache. Von meinem Büro in Ottawa aus entscheide ich, welche Kaffees wir neu ins Programm aufnehmen und welche wir rausnehmen. Ich kaufe die Kaffees und lasse sie per Spedition zur Rösterei schicken.

Der Röstkaffee
Andrea, die in Bochingen stets die Lagerbestände unseres bereits gerösteten Kaffee im Visier hat, informiert mich, bis wann wir von welchem Röstkaffee wie viel neu brauchen werden. Darauf hin leite ich den entsprechenden Röstauftrag an die Rösterei in Mainaschaff weiter.
Ist der Auftrag erledigt, erhalte ich von der Rösterei eine fortlaufende Excel-Tabelle, so dass ich immer einen Überblick über die noch vorhandenen Rohkaffees habe. Entsprechend rechtzeitig kann ich beim entsprechenden Importeur nachbestellen.

Der nach einprogrammierten Vorgaben geröstete Kaffee bzw. Espresso wird über Verpackungsmaschinen in unsere eigene Tüten abgefüllt. In Kartons gepackt wird er auf Paletten ins Lager nach Bochingen geschickt.

Die Rechnungen gehen als Original nach Bochingen und per e-Mail an mich. Via Online-banking überweise ich die Beträge vom deutschen Geschäftskonto aus an die Rösterei.

Der Versand
Andrea, die täglich mehrmals die Bestellungen im Online-Shop abruft und telefonische Bestellungen entgegennimmt, verschickt den Kaffee in der Regel am Folgetag zu den Kunden.
Unsere buchhalterische Verwaltung erfolgt über „Topix“. Nach Ablauf eines Monats schickt mir Andrea alle relevanten Zahlen zu, so dass ich immer genau weiß, wie viel wir von welchem Kaffee verkauft haben, wie viele Neukunden es im betreffende Monat gab u.v.m. Auf der Basis dieser Zahlen lege ich dann in gewissen Zeitabständen die mittel- und langfristige Strategie fest.

Die Kundenakquise
Bis zum Umzug nach Kanada bin ich selbst mit meiner ersten Frau, später mit meinem Schwager und Freunden, die mich unterstützt haben, auf viele (Feinkost-)Messen und Veranstaltungen gefahren. Diese Messen und Veranstaltungen waren bis dahin das zentrale Element der Kundenakquise; es wurde nach dem Umzug von Medhane, der in Koblenz wohnt, übernommen. Veranstaltungsmäßig setzt er inzwischen allerdings teilweise andere Schwerpunkte.
Mittlerweile nimmt die Akquise im Internet immer breiteren Raum ein. Sie läuft über unterschiedliche „Kanäle“ und ist zu einem meiner zentralen Arbeitsschwerpunkten geworden. Die Ortsunabhängigkeit bei dieser Tätigkeit spielt mir dabei natürlich in die Hände.

Layouts
Bei Layouts jeglicher Art, ob Flyer, Poster, Tüten oder Website ist Roland in Baden-Baden gefragt. Er ist Grafiker und macht alle Layouts schon seit Jahren für uns. Texte und Bilder stelle ich ihm jeweils zur Verfügung, er gestaltet, schickt mir einen ersten Entwurf als pdf-Datei zu, dann geht es noch einige Male per e-Mail hin und her, bis das endgültige Layout steht. Je nach Dateiformat schickt entweder er oder ich den Auftrag an die Druckerei.

Die Website und das Kaffee-Blog
Alles was mit der Programmierung zu tun, sei es Website oder Blog, ist Sache von Andreas. Er wohnt seit einigen Jahren in Halle und ist ein extrem versierter, hoch erfahrener Programmierer, dessen Ratschlägen ich immer Folge leiste. Wir arbeiten bedarfsorientiert und „skypen“ meist mehrmals in der Woche miteinander. Gerade eben habe wir uns allerdings für die Festlegung eines „Jour fix“ entschieden. Gibt es ein Mal Probleme bei den Online-Bestellungen, kommunizieren Andreas und Andrea miteinander.

Im letzten Jahr haben wir die Website auf Joomla! und auf VirtueMart als Shopsystem umgestellt. Da wir aber nicht ganz zufrieden sind, diskutieren bereits die nächste Umstellung.
Die Entscheidung für Joomla! fiel nicht nur, weil es eine freeware ist, sondern weil ich damit im Gegensatz zu früher, als ich teilweise mehr auf Messen oder im Ausland war als zu Hause, und ich alle neuen Inhalte Andreas als Datei zuschickte, selbst die Inhalte einstellen und bearbeiten kann.
Der Umgang mit Joomla! war für mich natürlich ein umfangreicher Lernprozess. Aber Andreas war und ist ein guter und geduldiger Lehrer, der den großen Vorteil hat, selbst komplexe Sachverhalte so verständlich zu erklären, dass man wirklich alles sofort begreift. Das hat dazu geführt, dass ich heute bis auf wenige Seiten, die er eigens programmieren musste, alle Inhalte selbst einstellen oder ändern kann. Nur in Notfällen muss ich meinen berühmten Hilfeschrei loslassen.

Beim Blog, für das wir WordPress verwenden, kümmert sich Andreas vornehmlich um das Setting und schaut, dass alles problemlos läuft.

Die Website
Mit Ute arbeite ich seit Dezember 2007 zusammen. Sie sitzt im spanischen Mijas und bis vorigen Monat hatten dienstags und donnerstags „Jour fix“. Wir skypten immer mehrere Stunden und legten fest, was als nächstes an der Struktur und den Inhalten ändern bzw. verbessern können. Einiges konnte ich selbst umsetzten, das Meiste erledigte aber Andreas. Deshalb richteten sich die beiden für einige Monate ebenfalls einen „Jour fix“ ein. So erfolgte die inzwischen in den Grundpfeilern stehende strukturelle und inhaltliche Optimierung (die selbstverständlich immer ein kontinuierlicher, dynamischer Prozess bleiben wird) im Dreieck Mijas-Halle-Ottawa.

Der Wandel in der Arbeitswelt
An unserem Beispiel lässt sich deutlich nachvollziehen, wie entscheidend sich die Arbeitswelt in den vergangenen 10-12 Jahren verändert hat. Der Ort, an dem Menschen gemeinsam an etwas arbeiten, hat in seiner Bedeutung stark an Gewicht verloren. Die Zusammenarbeit erfolgt im virtuellen Raum, und ich bin mir sicher, dass sie in noch ein Mal 10-12 Jahre von gänzlich anderer Intensität sein wird.

Wie man dezentral über teilweise große Entfernungen arbeiten kann, habe ich oben versucht zu beschreiben. Beim nächsten Mal geht es darum, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, dass die Zusammenarbeit nicht nur funktioniert, sondern dass sie vor allem gut funktioniert.

Maskal – fine coffee company

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