Leben in Kanada und Kaffee verkaufen in Deutschland – geht das? Heute: Die neue, dezentrale Organisation von Maskal – fine coffee company.

Heute möchte ich darüber berichten, wie ich Stück für Stück die betrieblichen Struktur für unseren Online-Kaffee-Verkauf in Deutschland neu gestaltet und mein Büro nach Kanada, genauer gesagt nach Ottawa verlegt habe.

Aus dem einstigen kleinen „Familienunternehmen“ ist heute ein kleines, völlig dezentral organisiertes Unternehmen geworden. Nachdem meine erste Frau verstorben war, bin ich bereits gezwungen gewesen, Tätigkeiten auszulagern; es war unmöglich alles alleine bewältigen zu können. Dieser Trend setzte sich nach dem Umzugsentschluss fort, und zu den Leuten, mit denen ich schon seit einiger oder längerer Zeit zusammenarbeitete, kamen 2 neue hinzu.

Heute sieht die Struktur von Maskal – fine coffee company so aus:

Bochingen, Ba-Wü.: Lager, Versand, Büro 1 (Andrea)
Mainaschaff, Hessen: Rösterei (Rainer)
Koblenz, Rheinland-Pfalz: Messen (Medhane)
Baden-Baden, Ba-Wü.: Layout (Roland)
Halle, Sachsen-Anhalt: Programmierung (Andreas)
Mijas/Málaga, Spanien: Website (Ute)
Ottawa, Kanada: Büro 2 (Hans)

Die Fäden werden von mir von Ottawa aus zusammengehalten. Die Kommunikation erfolgt via e-Mail, Skype und Chat.

Die neuen Büros

Die Teilverlagerung meines Büros vom alten Firmensitz im schwäbischen Irslingen (bei Rottweil) in 14 km entfernte Bochingen war vergleichsweise harmlos. Da Andrea ja schon eine Zeit lang für mich in einem eigenen Büro arbeitete, musste ich ihr im Prinzip nur die richtigen Ordner vorbeibringen. Ganz in der Nähe ihres Büros ergab sich zudem die glückliche Gelegenheit, einen Lagerraum anzumieten, so dass „Büro 1“, Lager und Versand nun in einer Hand liegen. Andrea ist neben dem Versand für die Buchhaltung zuständig.

Aufwendiger hingegen war die Einrichtung des zweiten Büros in Ottawa.
Da ich bis Oktober 2007 zwischen Kanada und Deutschland pendelte, konnte die Einrichtung nur in einzelnen Schritten erfolgten. Es hat sich sehr schnell gezeigt, dass es auf Grund vieler kleiner und größerer technischer/elektrischer Unterschiede keinen Sinn machte, auch nur ein einziges Gerät wie PC, Drucker etc. aus Deutschland mit zu bringen; außerdem brauchte ich ja alle diese Arbeitsgeräte für die Zeiten, die ich mich in Deutschland aufhielt.

So habe ich mir nach und nach eine komplett neue Büroausstattung zugelegt, vor allen einen Mac statt einen PC! Bis aber alles reibungslos lief, vom hausinternen Router bis zu allen möglichen Applikationen und bis alle Daten übertragen waren, da waren doch manche Schweißperlen von der Stirn getropft und stundenlange Telefonate mit indischen Callcenters ins Land gegangen. Dennoch, im Oktober letzten Jahres stand und funktionierte alles; bis dahin arbeitete ich abwechselnd in Deutschland, im Flugzeug sowie in Ottawa am PC meiner Frau und in meinem „Büro im Aufbau“. Im Nachhinein muss ich sagen, dass trotz des unsteten Lebens in dieser Zeit eigentlich alles recht gut geklappt hat.

Unsere „globalisierten“ Bürozeiten

Was die Bürozeiten betrifft, so arbeiten wir „globalisiert“: Andrea vormittags in Bochingen von 8:00 – 12:00 Uhr, ich in Ottawa gleichfalls von 8:00 – 12:00 Uhr, was auf Grund der Zeitverschiebung 14:00 – 18: 00 Uhr deutscher Zeit entspricht; das Maskal-Büro ist somit ganztags besetzt.

Anfangs habe ich auf unserer Maskal-Website für die nachmittägliche Bürozeit eine kanadische Rufnummer angegeben. Da aber, wie ich bald feststellte, (erstaunlicher Weise auch bei jüngeren Leuten) eine gewisse Hemmung besteht, „nach Übersee“ anzurufen, und (ebenfalls erstaunlicher Weise) weiterhin der Irrglaube besteht, es wäre teuer, von Deutschland nach Kanada zu telefonieren (mit Billigvorwahl durchschnittlich 2 Cent/min!), habe ich mir kurzerhand eine Skype-In-Nummer besorgt. Der entscheidende Vorteil dabei ist, dass ich nun eine deutsche Rufnummer habe, und kein Mensch der anruft weiß, dass sein Anruf aus dem Telefonnetz heraus über einen Server ins Internet geht und bei mir auf der anderen Seite des Teiches im Rechner heraus kommt. Das ist schon tricky, aber die Technik macht es eben möglich!

Die neue, dezentrale Struktur von „Maskal – fine coffee company“ erforderte selbstverständlich eine Anpassung der organisatorischen Abläufe an diese Struktur. Über die aktuellen internen Abläufe, vom Einkauf des Rohkaffees bis hin zum Versand des Röstkaffees, und warum das alles funktioniert, berichte ich morgen, spätestens übermorgen.

Zum Maskal – Online Shop

Ein Trackback

  1. [...] habe, wie alles anfing, wie die Maskal – fine coffee company und der Online-Kaffee-Versand strukturiert sind und wie alles funktioniert, möchte ich heute erklären, warum, also unter welchen Voraussetzungen [...]

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